Controfirma digitale: cos'è e come si procede

16/06/2020

Identificazione del cliente e controfirma del documento Online

Lo stato di pericolo causato dall’emergenza sanitaria COVID-19 ha costretto i giuristi ad adattarsi alle nuove esigenze e a prediligere modalità telematiche per le comunicazioni con i propri clienti. Un avvocato ungherese è in grado di controfirmare i documenti anche prescindendo da un incontro personale con il cliente, il tutto con l’ausilio di specifici apparecchi informatici a ciò preposti. Questa modalità è particolarmente utile per i clienti che risiedono all’estero, i quali possono quindi espletare le procedure, anche senza incontrare personalmente il loro avvocato

L’ordinamento giuridico ungherese impone che alcuni atti abbiano una forma che conferisca la piena efficacia probatoria caratterizzato (teljes bizonyító erejű magánokirat). Tra questi atti vi sono i contratti di compravendita di beni immobili, i quali possono anche essere controfirmati da un avvocato al fine di conferire la piena efficacia probatoria necessaria all’iscrizione nel  catastato immobiliare dell’atto traslativo  della proprietà. La legge n. LXXVIII. del 2017 consente la firma in formato digitale per tutti gli  avvocati iscritti alla Camera Nazionale degli  Avvocati. Anche per la controfirma dell’atto di trasferimento immobiliare, dunque, è possibile la firma in maniera telematica senza la necessaria presenza delle parti nello studio dell’avvocato.

Controfirma digitale

Il documento controfirmato da un avvocato accerta con piena forza, fino a prova contraria, che il firmatario ha rilasciato la dichiarazione contenuta nel documento e accerta inoltre che il documento è conforme alle leggi, cioè che vi è un elemento sostanziale al contrario di un semplice ‘documento con piena forza probatoria’ (p.e. firmato da due testimoni).

La controfirma dell’avvocato è dunque un requisito raccomandabile per ogni atto privato, poiché ne conferisce la massima valenza probatoria prevista dall’ordinamento. In caso di controversie aventi ad oggetto quell’atto, dunque, si potrà fare affidamento sulla piena prova conferita dalla controfirma dell’avvocato.

Per alcune tipologie di atti, però, la controfirma dell’avvocato è come detto necessaria per finalità pubblicitarie, cioè per l’opponibilità ai terzi (iscrizione nei catasto immobiliare o nel registro delle imprese). Gli esempi più frequenti nella prassi di atti che richiedono necessariamente la controfirma possiamo citare il contratto con cui si trasferisce la proprietà di beni immobili (tramite donazione o tramite contratto di compravendita), atti societari e legati all’attività di impresa (ad esempio lo statuto della società, l’atto costitutivo, ecc.) e infine i contratti che costituiscono una garanzia, reale (ad esempio l’ipoteca), o personale (ad esempio la fideiussione). In tutti questi casi dunque è indispensabile la partecipazione di un avvocato.

La controfirma digitale prevede come prima cosa la c.d. identificazione del cliente: tale step viene attuato o con contatto personale dell’interessato ovvero tramite una videochiamata (che poi viene registrata). Compiuta l’identificazione, il cliente può firmare il documento, o tramite firma elettronica o con la firma pura e semplice, e il documento viene infine inviato all’avvocato. Una volta pervenuto il documento firmato, l’avvocato procede alla verifica del cliente per poi controfirmare l’atto. Se il cliente è già stato identificato con le dette modalità in un’altra sede, l’avvocato può procedere direttamente con la controfirma poiché l’identità del cliente è già stata confermata.

Il cliente ha anche la possibilità di recarsi da un avvocato regolarmente iscritto in un Albo presso un altro stato membro SEE/OCSE e ottenere da questi il riconoscimento dalla propria sottoscrizione. Il cliente italiano può quindi recarsi dal suo avvocato in loco, e lì depositare la propria firma, sarà poi l’avvocato italiano a prendere contatti con lo studio ungherese per completare la procedura di controfirma.

La modalità che il nostro studio usualmente predilige implica l’invio del documento firmato dal cliente all’avvocato, il quale procede successivamente a contattarlo telematicamente. Attraverso la videochiamata l’avvocato invita il cliente ad identificarsi e a confermare il contenuto e la sottoscrizione del documento inviato. L’intera videochiamata verrà registrata e conservata assieme al documento conferendo in tal modo la piena efficacia probatoria richiesta dall’ordinamento ungherese

La modalità telematica di controfirma, previa identificazione, appena descritta è valida tanto per i classici atti scritti quanto per i documenti elettronici e può essere utilizzata anche per conferire la delega all’avvocato.

Per la videochiamata si può usare le applicazioni indicate dalla Camera Nazionale degli Avvocati cioè Skype, Skype for Business, Microsoft Teams, bluejeans.com, Google Hangouts Meet, GoToMeeting in LogMeIn e Cisco. (Delibera del Presidente della Camera (MÜK) n. 1/2019. (VII.31.)

Si può quindi osservare come la legge ungherese fornisca un’ampia possibilità di ricorso all’istituto della controfirma elettronica. In tal modo quindi i clienti possono perseguire i loro obiettivi anche senza un incontro personale con l’avvocato, realizzando così un atto controfirmato dalla piena efficacia probatoria come previsto dall’ordinamento

Krisztián Kis, Gianmarco Dalla Costa